Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren
Die "Zettelwirtschaft" bei der Genehmigung von Behandlungsplänen soll der Vergangenheit angehören. Am 1. Juli 2022 ist das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte (EBZ) gestartet.
EBZ im Praxisalltag kennenlernen
Bis Jahresende 2022 besteht die Möglichkeit, das EBZ im Praxisalltag kennenzulernen, bevor es dann zum 1. Januar 2023 als einzig mögliches Antragsverfahren für alle Zahnarztpraxen verpflichtend sein wird.
Die frühzeitige Teilnahme bieten allen Praxen die Chance, sich in Ruhe mit dem neuen Verfahren zu beschäftigen, sich einzuarbeiten und die neuen HKP-Kürzel und KFO-Auswahllisten kennenzulernen. Es bietet sich an, mit einfachen Standardanträgen zu beginnen und kompliziertere Behandlungsanträge erst dann digital zu erstellen, wenn die zuständigen Personen in der Anwendung geübter sind. Übrigens: Jeder digital gestellte Antrag ist ein echter Fall aus der Praxis. Es ist schon heute kein zusätzlicher Papierantrag erforderlich. Ebenso können Probleme und Fragen mit dem PVS-Hersteller in Ruhe geklärt werden. Nach Bestellung der EBZ-Module steht er mit unterstützenden Tutorials und Schulungsmaterial zur Seite und vereinbart mit der Praxis einen Termin zum Anschluss an das Verfahren. Zudem haben die Krankenkassen angekündigt, für Nachfragen Ansprechpartner zu benennen.
Mit dem elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte (EBZ) für Behandlungen in den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie, Parodontalerkrankungen und Zahnersatz wird das herkömmliche Papierverfahren abgelöst. Künftig sind für diese Leistungsbereiche alle Anträge und offiziellen Mitteilungen der Praxen elektronisch an die Krankenkassen zu übermitteln. Die Kassen werden ihre Genehmigungen bzw. Ablehnungen der Behandlungspläne ebenfalls nur noch auf elektronischem Wege an die Praxen senden. Seit dem 1. Januar 2022 läuft die Pilotphase mit einzelnen Praxen. Sie testen das elektronische Verfahren ausgiebig mit echten Antragsfällen.
Mit dem EBZ bringt die Telematikinfrastruktur einen ganz konkreten Nutzen für die Zahnarztpraxen. Durch die Digitalisierung des nicht mehr zeitgemäßen und ressourcenverbrauchenden Papierverfahrens wird der gesamte Beantragungsprozess vom Antrag über die Genehmigung bis zum Beginn der Behandlung erheblich beschleunigt. Die Erfahrungen und Ergebnisse aus der Pilotphase sind vielversprechend: Mit einem Mausklick wird eine Behandlungsplanung verschickt und, bei einem Standardantrag, umgehend von der Krankenkasse digital genehmigt. Das Verfahren ist so aufgesetzt, dass Zahnarztpraxen einen elektronischen Antragsdatensatz direkt und sicher über den KIM-Dienst an die Krankenkasse übermitteln. Diese spielt einen ebenfalls elektronischen Antwortdatensatz via KIM zurück an die Praxis. Das PVS verarbeitet die Daten automatisch und Änderungen werden direkt übernommen.
Zu konkreten Benefits zählen also unter anderem Zeitersparnis, eine schnellere Genehmigung, die Vermeidung von Medienbrüchen, eine sichere Datenübertragung und -verarbeitung sowie eine optimierte Terminplanung.
Start des Echtbetriebes: 01.07.2022
Um Fehler, die bei der Einführung anderer digitaler Anwendungen gemacht wurden, künftig zu vermeiden, ist bei der Umsetzung des EBZ ein strukturiertes, gestuftes Vorgehen vorgesehen, das Zahnarztpraxen ausreichend Zeit einräumt, sich mit dem neuen Verfahren vertraut zu machen.
Als Termin für den Start des Echtbetriebs ist der 1. Juli 2022 vorgesehen. Zu diesem Zeitpunkt sollen alle Krankenkassen und alle Hersteller von Praxisverwaltungssystemen (PVS) "EBZ-ready" sein; für die Zahnarztpraxen müssen die EBZ-Module KG/KB, KFO und ZE bestell- und installierbar sein. Das elektronische Verfahren beginnt mit den Leistungsbereichen Kieferbruch, Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie und Zahnersatz. Die Umstellung im Bereich der Parodontalerkrankungen soll aufgrund der neuen PAR-Richtlinie später folgen; bis dahin kommt hier noch das alte Papierverfahren zur Anwendung.
Unser Tipp: Nutzen Sie bis Jahresende 2022 die Möglichkeit, das EBZ im Praxisalltag kennenzulernen, bevor es dann zum 1. Januar 2023 als einzig mögliches Antragsverfahren für alle Zahnarztpraxen verpflichtend sein wird.
Organisiertes Ausrollverfahren
Vom 1. Juli bis zum 31. Dezember 2022 wird das EBZ in einem organisierten Ausrollverfahren sukzessive in den Zahnarztpraxen etabliert.
Bei dem digitalen Verfahren werden Behandlungspläne für die Leistungsbereiche Zahnersatz (ZE), Kieferbruch/Kiefergelenkserkrankungen (KB/KGL), Kieferorthopädie (KFO) und ab 01.07.2023 dann Parodontalerkrankungen (PAR), die bislang per Papier genehmigt wurden, in das EBZ überführt. Besonderer Wert wurde daraufgelegt, möglichst sämtliche Anwendungsfälle in der Zahnarztpraxis zu berücksichtigen und die technische Umsetzbarkeit sicherzustellen. Daher wurden von KZBV und dem GKV-Spitzenverband die Hersteller der Praxisverwaltungssysteme (PVS) über den Verband der deutschen Dentalsoftware Unternehmen (VDDS) von Beginn an in das Projekt umfassend mit einbezogen.
Start des Regelbetriebes: 01.01.2023
Nach dem Start des flächendeckenden, verpflichtenden Echtbetriebs des EBZ ab 1. Januar 2023 kann nur noch in begründeten Ausnahmefällen – insbesondere bei Programmierfehlern oder sonstigen technischen Störungen – der elektronische Antrag in Papierform ausgedruckt und per Post verschickt werden.
In Fällen, in denen eine digitale Übermittlung aufgrund technischer Störungen nicht möglich ist, kann der Vertragszahnarzt bei medizinisch sofort notwendigen Versorgungen (insbesondere im Bereich Zahnersatz) einen mittels Stylesheet nach Anlage 14c BMV-Z erzeugten papiergebundenen, unterschriebenen Ausdruck des Behandlungsplans an die Krankenkasse versenden. Eine nach Behebung der Störung zusätzliche Übermittlung des Antrags in elektronischer Form findet nicht statt. Änderungsanträge, Mitteilungen o. Ä., die auf den ursprünglich als Ausdruck übermittelten Antrag Bezug nehmen, sind elektronisch zu übermitteln.
Die Teilnahme am EBZ ist für alle Vertragszahnärzte verbindlich. Die Pflicht ergibt sich aus den Vorgaben des Gesetzgebers im SGB V und aus den daraus resultierenden Anpassungen des BMV-Z durch die Bundesmantelvertragspartner.
Ein Großteil der benötigten Ausstattung dürfte in den Praxen bereits durch den Anschluss an die Telematikinfrastruktur vorhanden sein. Für die Teilnahme am EBZ ist zudem ein entsprechendes Update Ihres Praxisverwaltungssystems erforderlich. Der Übersicht können Sie die erforderliche Ausstattung entnehmen.
| KIM-Clientmodul/KIM-Adresse | KIM ist ein sicherer und verschlüsselter E-Mail-ähnlicher Dienst, der fast unbemerkt im Hintergrund läuft und für den Versand von Anträgen aus der Praxis zur Kasse und umgekehrt für den Versand der Genehmigung zur Praxis als "Transportmittel" fungiert. Das KIM-Client-Modul sorgt dafür, dass Anträge aus Ihrem PVS versendet bzw. genehmigte Anträge wieder im PVS verarbeitet werden können. Die KIM-Adresse gleicht einer E-Mail-Adresse und kann individuell (z. B. praxisname@kim.telematik) ausgewählt werden. Sie erhalten sie von Ihrem KIM-Anbieter. Die für das EBZ genutzte KIM-Adresse sollte für eine einfachere Verwendung mit Ihrer SMC-B-Karte verknüpft sein. Eine Übersicht der Anbieter finden Sie hier: Zulassungs- & Bestätigungsübersichten: gematik Fachportal Wichtig: Wartezeiten bis zur Auslieferung! Sofern Sie KIM noch nicht bestellt haben, empfehlen wir Ihnen, dies schnellstmöglich in Absprache mit Ihrem DVO und/oder PVS-Anbieter nachzuholen. |
| EBZ-Module/Updates des PVS-Herstellers | Die PVS-Hersteller bieten für jeden Leistungsbereich ein spezielles Modul bzw. Update für das elektronische Antrags- und Genehmigungsverfahren an. Die Module bzw. Updates werden nicht automatisch geliefert, sondern müssen bestellt werden! |
| eHealth-Konnektor (ab Konnektorversion PTV3 oder höher) | Ältere Konnektoren benötigen ein Update zur Unterstützung von KIM und anderen TI-Funktionen. Bitte fragen Sie ggf. beim Lieferanten des Konnektors nach. |
| Stationäres eHealth-Kartenterminal | Ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden. |
| Elektronischer Zahnarztausweis (eZahnarztausweis) | Der eZahnarztausweis ist der elektronische Heilberufsausweis (eHBA) für Zahnärzte. Er wird u. a. für die qualifizierte elektronische Signatur der Anträge benötigt. Sofern noch nicht vorliegend, beantragen Sie einen eHBA bei folgenden Anbietern:
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| Elektronischer Praxisausweis (SMC-B) | Ist bei allen Praxen, die an die TI angebunden sind, bereits vorhanden. Mit ihm dürfen Sie aber nur in Ausnahmefällen, wenn der eZahnarztausweis nicht funktionieren sollte, die Anträge signieren. |
Laut der 38. Änderungsvereinbarung zum BMV-Z sind Pauschalen für die EBZ-Module je Abrechnungsbereich vereinbart worden. Die Pauschale(n) erhält jede Zahnarztpraxis (je Abrechnungsnummer), die ihrer KZV bis zum 31.12.2022 die benötigten PVS-Module gemeldet und zu diesem Stichtag an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilgenommen hat. Wurde die Frist versäumt, kann der Anspruch nicht mehr geltend gemacht werden. In 2023 erhalten nur noch erstmalig neu in die Versorgung eintretende vertragszahnärztliche Praxen und Einrichtungen die entsprechenden Pauschalen.
In der Anlage 15b BMV-Z werden die Anforderungen an das neue Beantragungs- und Genehmigungsverfahren beschrieben. Das betrifft sowohl das Standardverfahren bei der Antragstellung als auch Standardereignisse nach der Genehmigung. Die PVS-Hersteller unterstützen zudem mit Schulungen.
Wenn der eHBA nicht funktionieren sollte, können elektronische Anträge im Ausnahmefall mit einer SMC-B signiert werden.
Mit dem digitalen Heil- und Kostenplan (HKP) für prothetische Versorgungen gehen geänderte Befund- und Therapiekürzel einher. Die Änderungen sind nicht kompliziert und betreffen abgesehen von "bw", "pkw" und "t2w" vorrangig Suprakonstruktionen. Deren Kürzel sind jetzt strukturierter, aber die Praxen müssen sich umgewöhnen.
Im Leistungsbereich Kieferorthopädie bringt das EBZ ebenfalls Neuerungen. Das bisherige Papierformular sieht viele Freitextfelder vor. An ihre Stelle treten im digitalen Antrag zunächst Felder mit hinterlegten Auswahllisten/Schlüssellisten, zum Beispiel für Diagnose, Therapie und Geräte, aus denen das Zutreffende auszuwählen ist. Erst wenn das Gesuchte nicht in einer Auswahlliste/Schlüsselliste zu finden ist, werden Angaben im Freitextfeld gemacht.
Ab dem 01.01.2025 werden für das elektronische Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte (EBZ) überarbeitete KFO-Schlüssellisten zur Angabe von A-
namnese, Diagnose und Therapie zur Verfügung stehen.
KZBV und GKV-SV haben die überarbeiteten Schlüssellisten in der Version 2.0 der Technischen Anlage zum EBZ aufgenommen. Aufgrund notwendiger Vorlaufzeiten für die Programmierungen in den Praxisverwaltungssystemen (PVS) sowie den Systemen der Krankenkassen werden die Änderungen erst ab 01.01.2025 den Praxen zur Verfügung stehen. Für die Nutzung ist es unerlässlich, Anfang 2025 das neue Update des KFO-Moduls zu installieren.
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KFO-Schlüsselliste
Ab 01.01.2025
Bei einer Versorgung mit Zahnersatz händigt der Zahnarzt dem Patienten in Zukunft nicht mehr den herkömmlichen und für Laien komplexen Heil- und Kostenplan aus, sondern eine Patienteninformation mit allen für ihn relevanten Inhalten (Vordrucke 3c, 3d und 3e der Anlage 14a BMV-Z). Diese Patienteninformation enthält auch die erforderlichen Erklärungen des Patienten zu Aufklärung und Einverständnis mit der geplanten Behandlung. Die Behandlung sollte bei der Krankenkasse erst beantragt werden, wenn der Patient diese Information unterschrieben hat.